利害關係人溝通信撰寫指令｜讓主管和客戶一次看懂現況

陳陳怡君 Joyce・電商內容主編 ·被複製 560 次·最後更新 2026/06/22

適用模型ChatGPTClaude

一句話結論輸入專案狀態、受眾角色與主要訊息，AI 產出針對不同利害關係人客製化的溝通信件，讓高階主管、業務團隊和技術夥伴各自收到他們最需要知道的資訊。

指令介紹

同樣的專案進度，要跟 CEO 說和要跟工程師說是完全不同的版本。跟主管說太多技術細節浪費時間，跟工程師說太多 KPI 數字沒有意義。這組指令幫你依不同受眾自動調整溝通重點和語氣，讓每封信都切中對方最在意的點。

適用情境

利害關係人溝通主管匯報跨部門協調進度更新信

懶人貼上・複製就能用

已填好範例複製就能直接用

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專案名稱

目前狀況

主要受眾

⬇ 匯出此指令 CSV

AI 指令庫編輯的話

編輯實測依受眾角色客製化訊息重點，確保高階主管只收到他們需要決定的事，工程師只收到他們需要執行的事；把替代方案一起提出讓收件人的回覆可以是選擇題而非申論題，加速決策效率。這組「利害關係人溝通信撰寫指令｜讓主管和客戶一次看懂現況」是 Prompts 編輯團隊實測整理的職場 AI 指令（Prompt），適合用 ChatGPT、Claude 執行，特別適合「0」等台灣在地場景。複製上方指令範本即可使用，免費、免註冊。

模型實測對照

主旨：【需關注】App v3.0 上線日期調整為 7/21，LINE Pay 串接延誤中陳 CTO、李 VP， App v3.0 因 LINE Pay 商業帳號審核延誤，上線日從 7/14 調整至 7/21，延後七天。現況重點：・核心功能（登入、購物車、結帳）開發如期完成，QA 進度正常。・延遲唯一原因是 LINE 官方審核時間（申請已送出，預計本週四拿到憑證）。・若 7/18 前未取得憑證，將評估先上線核心功能、LINE Pay 後續熱更新的替代方案。需要您的決定：若您認為應維持 7/14 上線但先拿掉 LINE Pay，請於本週三下班前告知，以便通知業務和設計調整說明文案。相關資料：里程碑甘特圖（附件）、LINE Pay 申請進度截圖（附件）林小明 Product Manager, 電商事業部 2026/06/22

實測（ChatGPT）：主旨含狀態標籤讓主管第一眼知道嚴重程度，決策要求有明確截止時間，替代方案提出讓主管不需要從零開始想解法。

產出含狀態標籤主旨、一句話現況摘要、三個重點（含唯一延遲原因與替代方案）、明確決策要求與截止時間的高階主管溝通信，格式符合台灣正式商業信件慣例。

實測（Claude）：把替代方案一起提出是這組指令最實用的設計——讓主管的回覆從「那怎麼辦」變成「用方案 A 還是 B」，大幅縮短決策來回時間。