外燴與團膳生意最耗時間的環節，往往不是煮菜，而是「接單前」的文字工作。客戶line來問「20人的公司聚餐大概多少錢」，老闆要放下鍋鏟去翻舊報價單改數字；學校團膳招標要交一份完整提案，行政人員熬夜拼湊菜單週期表與衛生說明；婚宴外燴旺季一天回十幾組客戶，同樣的方案說明要重打十幾次，難免漏字漏項。這些工作沒有一項需要創意天分，卻每一項都吃掉大量時間，而這正是AI工具最擅長處理的範圍。
這篇文章不談抽象的「AI趨勢」,直接給你三組可以複製貼上、換掉大括號內容就能用的指令，分別對應外燴團膳最常卡關的三件事：方案菜單文案、報價說明、客戶提案。每組指令後面附上範例輸出，讓你知道大概會得到什麼樣的結果，再搭配台灣在地的辦桌、尾牙、團膳情境說明實際怎麼用。
先把問題講清楚，才知道AI該用在哪裡，不該用在哪裡。
外燴與團膳跟一般餐飲最大的不同，是每一筆訂單幾乎都是「客製化報價」。一般餐廳客人看菜單點餐，價格固定;外燴業者卻要針對每一場活動，依人數、場地、預算、忌口需求重新組合方案，再寫一份說明給客戶。這中間有幾個具體痛點：
第一，方案文案要不斷重寫。同一套桌菜，寫給公司尾牙的文案要強調「氣派、合菜份量足」,寫給小家庭壽宴的文案要強調「溫馨、長輩好入口」,寫給企業會議的餐盒文案要強調「準時到、包裝俐落好收拾」。同一份食材與菜色，受眾不同就要換一套說法，手動重寫非常花時間。
第二，報價說明容易漏項或前後不一。人數變動、加購飲料、場地租借費、外送里程費、素食加價，這些條件排列組合起來，手動輸入常常漏寫某一項但客戶事後追究，或是把上一組客戶的方案細節誤植到這組。
第三，客戶提案要「量身訂做」的說服力。學校午餐團膳投標、企業長期簽約的團膳合作案，對方要看的不只是菜單，還要有衛生管理說明、供餐流程、過往經驗描述，這些文字工作量大，卻是每次投標都要重新組織一次。
這三個痛點的共同點是：內容邏輯你都懂，只是「把它寫成一份完整、通順、看起來專業的檔案」這件事很花時間。這正是AI最適合代勞的部分——AI不懂你的成本結構，也不該幫你決定利潤，但它很擅長把你提供的零散資訊，組織成一份格式一致、用詞得體的檔案草稿。
在進入指令之前，先把AI在外燴團膳接單流程中的角色定位講清楚，避免用錯地方。
| 環節 | AI適合做的事 | 仍須你自己把關的事 |
|---|---|---|
| 方案菜單文案 | 依受眾（尾牙／壽宴／會議餐盒）調整文案語氣與賣點順序 | 菜色是否真的能做、食材是否當季有貨 |
| 報價說明 | 把人數、單價、加購項整理成客戶看得懂的說明文字 | 實際單價、毛利、折扣幅度的商業決策 |
| 客戶提案／投標檔案 | 整理公司簡介、供餐流程、衛生管理段落的敘述文字 | 法定必要附件、規格書逐項比對是否齊全 |
| 過敏原／素食標示 | 依你提供的食材清單生成說明文字 | 食材是否真的不含該過敏原，需自行查證確認 |
看得出來，AI適合處理的是「文字組織與語氣調整」,不適合處理「需要你的專業判斷或牽涉食品安全與商業機密」的部分。抓住這條界線，後面三組指令用起來會更放心。
同一套桌菜，寫給不同客群的文案賣點完全不同。與其每次從頭想怎麼寫，不如給AI一個固定架構的指令，把菜色與受眾條件餵進去，讓它幫你生出初稿，你再微呼叫詞。
你是一位外燴業者的文案助手。請根據以下資訊，寫一段{活動型別}的方案菜單推薦文案，
語氣要{語氣風格}，字數約{字數}字：
菜色清單：{菜色1、菜色2、菜色3……}
每人份預算：約{預算}元
活動型別：{例如：公司尾牙／婚宴喜酒／壽宴／企業會議餐盒／學校運動會團膳}
客群特徵：{例如：40-60歲員工居多、長輩比例高、需要素食選項、時間緊湊需快速用餐}
特色賣點：{例如：主廚有20年辦桌經驗、食材當日現採、可客製化增減桌數}
請用3段式結構：第一段點出這個方案適合的場合與亮點，
第二段列出代表菜色與份量說明，第三段說明可客製化的彈性（例如加桌、換菜、素食）。
不要使用誇張的行銷用語，保持真誠、具體的敘述方式。
範例輸出： 「這份合菜方案專為公司尾牙設計，主打氣派十足又不失溫度的辦桌菜色，讓同仁在尾牙夜卸下一年的疲憊，好好吃一頓。每桌以蒜泥白肉、紅蟳米糕、清蒸魚、佛跳牆為主軸，搭配時蔬與甜湯收尾，份量足以讓10人桌吃得盡興不留剩菜。若公司同仁有素食需求，可單獨加訂素食套餐，主廚會依比例調整出餐順序，確保葷素菜色同時上桌不失溫。桌數與菜色皆可依實際報名人數彈性增減，提前3天確認即可調整，不必擔心訂太多或訂太少的問題。」
拿到草稿後，記得核對三件事：菜色是否跟你實際能出的品項一致、份量描述是否符合你真實的出餐標準、素食與客製說明是否符合你店裡實際的作業流程。AI只負責把資訊組織成通順的文案，內容真實性永遠是你的責任。
如果你想累積一套固定會用到的行銷文案指令，可以到 /use/mkt 看更多行銷情境的指令用法，或到 /tags 用「餐飲」「文案」關鍵字篩選相關指令。
報價單最怕的不是價格算錯，而是說明寫得不清楚，客戶事後追問「這個價格有沒有含服務費」「加桌怎麼算」。與其每次手動輸入，不如用固定指令生成一份結構完整的報價說明，你只要填入這次的實際數字。
請幫我把以下報價資訊，整理成一份給客戶看的報價說明檔案，語氣專業但親切，
避免使用艱澀的商業術語：
活動名稱：{活動名稱}
用餐人數：{人數}人
每人份單價：{單價}元
桌數／份數：{桌數或份數}
加購專案：{例如：飲料一杯50元、水果盤一份300元、外送里程費每公里20元}
場地資訊：{自辦／需外送到指定地點}
付款方式：{例如：訂金30%、活動前3天付清尾款}
其他注意事項：{例如：如遇天候因素延期免收取消費、素食需提前5天告知}
請用清楚的段落與條列方式呈現，結尾附上一句聯絡方式的提醒語句，
提醒客戶若有任何疑問歡迎直接聯絡確認細節。
範例輸出： 「感謝您考慮由我們為這次活動提供外燴服務，以下是本次報價的詳細說明。用餐人數以50人計算，每人份單價新台幣350元，共計新台幣17,500元。加購專案如下：飲料每杯50元、水果盤每份300元，若需外送至指定地點，將依實際距離收取每公里20元的運送費用。付款方式為訂金30%於確認訂單時支付，尾款於活動前3天結清。若因天候因素需延期，本次訂金可全額保留並改期使用，不會收取任何取消費用；若有素食需求，請於活動前5天告知，以便我們安排食材與備餐流程。以上報價若有任何疑問，歡迎隨時與我們聯絡確認細節，我們會盡快為您說明清楚。」
這組指令最實用的地方在於「條件式規則」——延期政策、加購單價、外送費計算方式，這些規則一旦定好，幾乎每次報價都要重複寫一次。把固定規則寫進指令的{其他注意事項}欄位，之後每次只要換人數跟活動名稱，AI就能生成一份格式一致、不會漏項的說明，你再核對金額是否正確即可送出。
如果你的外燴生意也有電商化的訂購頁面或線上下單流程，/use/ec 有電商情境的相關指令可以參考，把報價說明延伸應用到線上訂購頁的文案上。
企業長期團膳合作、學校午餐團膳招標，通常需要一份完整的提案檔案，內容包含公司介紹、供餐流程、衛生管理、菜單規劃週期等段落。這類檔案字數多、架構固定，很適合先用AI生成各段落草稿，再依實際規格書調整。
請幫我寫一份{提案型別}的提案檔案草稿，包含以下段落，每段約{每段字數}字，
語氣正式、具體，避免空泛的形容詞：
提案型別：{例如：企業員工團膳長期合作提案／學校午餐團膳投標說明}
公司背景：{成立年份、服務過的客戶型別或案場數量、團隊規模}
供餐流程：{備餐時間、送達方式、餐具回收方式}
衛生管理：{食材來源說明、廚房作業規範、人員健康檢查頻率}
菜單規劃：{每週菜色更換週期、如何兼顧營養與變化、素食與過敏原處理方式}
過往經驗：{曾服務過的案場型別與規模，不誇大、據實描述}
請用標題分段呈現，每個段落先講重點再補充細節，方便對方快速掌握重點。
範例輸出： 「【公司背景】本團隊自2015年投入團膳供餐服務，目前固定服務3家中型企業與2所私立學校，每日供餐量約800份，團隊由主廚、營養規劃人員與配送人員共12人組成，熟悉不同場域的供餐節奏與需求差異。
【供餐流程】每日餐點於上午6時開始備製，依送達地點分批於用餐前1小時完成配送，餐具採用可回收式便當盒，配送人員於用餐結束後統一回收清洗，全程不使用一次性餐具，降低環境負擔並符合多數企業與學校的環保要求。
【衛生管理】食材來源皆有固定供應商並保留進貨憑證，廚房作業依標準流程進行分割槽處理生食熟食，避免交叉汙染，內場人員每半年進行一次健康檢查，確保供餐團隊符合衛生規範。」
投標檔案最容易出錯的地方，是招標公告裡通常會要求特定格式或必要附件，例如廠商資格證明、食品業者登入字號、過往履約證明。AI生成的是敘述性段落草稿，這些法定檔案與規格書比對工作，必須由你或承辦人逐項核對招標公告原文，絕對不能只靠AI生成內容就直接送件。
想找更完整的商業提案或企劃書寫作指令，可以到 /collections 看看整理好的指令合集，或到 /roles 依「餐飲業」「業務」等角色分類瀏覽相關指令。
把三組指令套進實際場景，會更清楚怎麼調整細節。
辦桌與宮廟活動：南部與中部常見的外燴辦桌，客群多半是社群長輩或宗親活動，文案語氣要偏向親切、強調「份量實在、長輩好入口」,菜色說明也要具體到「這道魚是清蒸不是油炸，方便牙口不好的長輩食用」這種細節，用指令一時把「客群特徵」欄位填清楚，生成的文案就會更貼近實際受眾。
公司尾牙旺季：11月到隔年1月是外燴業者最忙的時候，同時處理十幾組客戶詢價是常態。這時候指令二的價值最明顯——把延期政策、加購規則、付款條件寫成固定模板，每組客戶只要換人數跟活動名稱，幾分鐘就能生出一份格式一致的報價說明，不用擔心因為太忙而漏寫重要條款。
婚宴喜酒：新人在意的細節跟公司客戶完全不同，會問到桌花是否含在報價內、有沒有主持人合作、素食桌怎麼算錢。用指令一生成文案時，把「特色賣點」欄位換成「可搭配婚宴主持、桌花另計、素食桌與葷食桌同價」這類條件，生成的文案會更符合新人真正關心的問題。
學校午餐團膳：這是最需要正式檔案的情境，尤其是公立學校招標，衛生管理與菜單規劃週期是評審重點。指令三生成的段落草稿可以先用來組織你自己的想法，寫完之後務必對照招標公告的評分專案，確認每一項評分標準在提案裡都有對應到的段落，而不是隻顧著把文案寫得漂亮。
如果你想瀏覽更多不同產業別怎麼用AI接單、寫文案的完整指令庫，可以到 /browse 依產業分類找相關案例。
用過幾次上面的指令之後，你會發現生成的內容偏向通用，不夠貼近你自己店裡的說話方式。這裡有幾個實際能做的調整：
第一，把過去成功的文案當範例貼給AI。在指令最後加一句「請模仿以下語氣風格：{貼上一段你過去寫過、客戶反應不錯的文案}」，AI會抓取用詞習慣與句子長短，生成內容會更像你店裡原本的風格，而不是千篇一律的AI腔。
第二，分兩次生成再自己組合，不要一次要求太多。想要一份完整投標檔案，與其一次丟給AI要求生成全部，不如照段落分次生成——先寫公司背景、再寫供餐流程、再寫衛生管理，每段生成後你可以立刻核對內容是否正確，比一次拿到整份長文再從頭挑錯更省力。
第三，固定用詞要自己建一份清單。例如你們家一律稱「主廚」不稱「師傅」，一律稱「份」不稱「客」，把這些用詞習慣寫進指令的角色設定裡（例如在指令最前面加一句「請一律使用『份』作為單位，不要用『客』」），可以減少每次生成後還要手動改用詞的麻煩。
第四，價格與數字永遠自己核對。AI不會幫你檢查35人乘以350元等不等於17,500元這種基本算術有沒有寫對，生成後的每一個數字都要你自己重新算一次再送出，這不是AI擅長或該負責的部分。
前面已經穿插提過幾個邊界，這裡集中整理，避免用錯地方出問題。
AI不知道你的成本結構，也不該幫你決定定價。指令裡只帶入你已經算好的金額，不要把食材成本、人事費用整段貼給AI要求它「幫我算應該賣多少錢」,定價策略牽涉毛利與市場定位，是老闆自己該掌握的商業判斷。
AI不會自動確認過敏原與素食等級是否正確。生成的文案或說明只是根據你提供的資訊組織文字，食材是否真的不含某種過敏原、素食是否符合全素或蛋奶素的等級要求，務必自己核對清楚才能對外發布，這牽涉消費者權益與食品標示相關規範，可以參考衛生福利部食品藥物管理署公佈的食品標示相關資訊。
AI生成的投標檔案草稿不能取代逐項核對招標公告。法定必要附件、資格審查檔案、規格書比對這些工作，AI無法幫你確認是否齊全，正式送件前一定要自己對照原始招標檔案逐項檢查。
AI也不會幫你管理實際的訂單進度與客戶關係。它能幫你把文字寫好，但接單後的排程、備料、出餐確認，仍然要靠你自己的系統或人工管理，不要誤以為用了AI就等於整個接單流程都自動化了。
如果你想了解如何用Google我的商家提升外燴店的在地能見度，可以參考Google我的商家官方說明，裡面有關於商家檔案設定與客戶評論管理的完整說明，這部分跟AI指令是互補的兩件事——AI幫你把文案寫好，商家檔案幫你把人帶進來。
外燴與團膳這門生意，核心價值永遠是菜做得好不好吃、服務到不到位，這是AI取代不了的部分。但每次接單前那些重複性高、格式固定的文字工作——方案文案要換語氣重寫、報價說明要重新輸入條款、投標檔案段落要從頭組織——這些正是AI最能節省時間的地方。
從今天開始，你可以先挑一組最常用到的指令試試看，把你們家實際的菜色、報價規則、公司背景填進大括號裡，生成之後花幾分鐘核對內容是否正確，調整成你自己的語氣。用個幾次之後，你會發現原本要花一小時處理的報價說明，現在十分鐘就能生成初稿，省下來的時間可以拿去做真正需要你專業判斷的事情，例如跟客戶電話確認細節，或者專心把菜做好。
想找更多不同情境的可複製AI指令，歡迎到 /blog 瀏覽其他產業的實作文章，累積屬於你自己的接單指令庫。
關鍵不在工具而在內容準確度。AI幫你把每次都要重打的品項說明、加購規則、注意事項整理成固定格式，你只要把當次的人數、場地、預算條件填進去，反而比手動複製舊檔案更不容易漏字或報錯價。真正展現誠意的是你回覆的速度與內容是否針對這場活動客製，AI只是幫你把重複的部分先寫好。
不知道，也不應該讓它知道。AI指令庫適合處理文字性的工作，像是文案、說明、提案架構，但實際單價、成本加成、毛利抓多少，這些商業機密與定價策略必須由你自己或會計掌握，指令中只帶入你已經算好的金額，不要把成本結構整段貼給AI去推算報價。
AI只會根據你提供的資訊組織文字，它不會自動知道某道菜含不含蝦仁或麩質。務必在指令裡明確列出食材與過敏原，並在生成後親自核對每一項菜色說明，尤其是素食等級（全素、蛋奶素）與過敏原標示屬於食品安全與消費者權益事項，不能只靠AI生成就直接發給客戶，仍需依食品標示相關規定自行確認。
可以協助整理架構與用詞，例如公司簡介段落、衛生管理說明段落、菜單週期規劃的敘述文字，但投標檔案的規格書比對、資格審查檔案、法定必要附件仍須由你或承辦人逐項核對招標公告要求，AI生成的內容只能當草稿，正式送件前一定要對照原始招標檔案確認格式與必要欄位完全符合。
可以，本文的指令設計是中性的，不繫結特定工具，免費版ChatGPT、Gemini、Claude的網頁版都能貼上使用。差異主要在於免費版可能有使用次數限制或對長文的處理能力較弱，如果你的提案內容很長（例如整份投標檔案草稿），可以分段生成再自己組合，不需要一次要求AI生成全部內容。